Cum ne organizăm task-urile: în agende personalizate sau pe laptop?

Într-o lume în care lucrurile se întâmplă într-un ritm alert, în care avem tot felul de termene limită reprezentând de multe ori un factor de stres în plus, agenda de birou nu este un moft, ci mai degrabă o necesitate. Zilnic apar lucruri noi de gestionat. Cum să le faci față?

Răspunsul ar fi sa le notăm! Puteți spune: “La ce bun să folosesc o agendă, dacă avem tehnologia?” Așa este, tehnologia a evoluat mult. Dar agenda clasică rămâne mai eficientă decât alte metode de care dispunem. De ce? Se știe, iar experții confirmă că atunci când scrii de mână, reții informațiile mai repede și pentru o mai lungă perioadă de timp.

Mă gândesc că ambele modalități, atât cea clasică cât și cea digitală sunt bune pentru organizarea timpului și a gândurilor, dar haideți să ne uităm mai îndeaproape la cele două variante și să analizăm punctele forte ale acestora, cât și dezavantajele.

Agenda clasică

Scriind în agendă lucrurile importante pe care trebuie să le reținem sau pe care le avem de făcut, putem să memorăm mult mai bine și mai rapid, scrisul fiind o tehnică foarte bună pentru a memora ceva.

Într-o agendă pot fi notate atât sarcinile de la birou cât și lucruri care țin de viața personală. De exemplu dacă aveți o programare, puteți să o notați în agendă, fie că aceasta este în timpul programului sau nu. Într-o agendă puteți să vă creați notițe după propriul sistem de reținere a informațiilor. Puteți face diferite însemne, cum ar fi săgeți sau liniuțe, care să vă atragă atenția asupra unui aspect esențial.

Avantajele agendei clasice

• lipsa distragerilor, fiind exclusiv destinată notițelor,
• accesibilitate,
• diversitatea și bogăția ideilor pe care le poți scrie și care așteaptă să fie transformate în realitate: citate, gânduri personale, strategii de business, planul pentru diferite proiecte sau evenimente, rețete etc,
• ușurința de a lua notițele pe fugă
• relaxare: poți mâzgăli, desena  sau scrie gânduri fără a ridica pixul
  

Agenda digitală

Trăim în epoca tehnologiei și a digitalizării, unde totul se realizează la o mare viteză folosindu-ne de computere, laptop-uri, tablete și smartphone-uri. Agenda digitala poate fi instalată și accesata cu ușurință de pe oricare dintre aceste device-uri. Acesta este unul dintre principalele avantaje, în special pentru că putem primi notificări despre ceea ce avem de făcut.

Avantajele agendei digitale (laptop)

• organizarea timpului și monitorizarea evenimentelor sau deadline-urilor planificate, având opțiuni de notificări sonore sau grafice
• este mereu la îndemâna pentru că oricum lucrăm pe laptop sau folosim alte device-uri
• nu se folosește hârtia, totul e în memoria  gadgetului, protejăm mediul

Însa pe lângă avantajele accesibilității pe care ne-o oferă, există și câteva dezavantaje ale agendei electronice. Când folosim un device electronic, atenția noastră poate fi distrasă de tot felul de reclame, pop-ups, notificări de pe rețelele de socializare sau mesaje. Adesea dispozitivul folosit poate rămâne fără baterie, fără acces la internet, poate fi virusat sau se poate defecta. Mai rămâne și aspectul monoton și rece al unui device electronic. Întotdeauna vei avea un ecran care arată la fel ca orice alt ecran; impersonal.

O agendă în format fizic, cu coperte interesante și pagini plăcute la atingere, pe de altă parte, poate deveni și un loc de expresie. După cum ziceam și mai devreme, într-o agendă nu îți iei numai notițe scrise; poți desena, poți face grafice și dezvolți un mecanism propriu care te ajută să ordonezi vizual gândurile tale. O agendă personalizată poate deveni un mediu de expresivitate artistică, de ce nu?

Agendele personalizate reflectă felul tău de a fi, iar dacă nu găsești o agendă care să îți stârnească interesul, am câteva sugestii. Am descoperit o librărie online (Antic ExLibris) de unde îți poți procura agende personalizate; în sensul în care poți găsi acea copertă perfectă cu pictura ta preferată sau poate un model decorativ care te animă și devine pasionant să îți transpui gândurile în aceasta și să îți organizezi și task-urile cele mai banale.

Bonus tips: O agendă organizatoare face un combo perfect cu un calendar. De ce spun aceste lucruri? Să ne gândim; agendele rămân închise pe biroul nostru și nu ne trimit notificări atunci când este timpul să le consultăm, așa că uneori putem scăpa din vedere anumite îndatoriri pe care le-am fi avut. Aici vine în ajutor un calendar. Da, sunt purtătoare de cuvânt a unei vieți mai analog. Tot la Antic ExLibris am descoperit o gamă incredibilă de calendare, foarte frumoase din punct de vedere vizual, acestea au reproduceri de calitate după picturile unor artiști celebri precum: Picasso, Gaugain, Van Gogh și Banksy. Nu numai că sunt superbe din punct de vedere vizual și oferă un element de decor apartamentului tău, ci sunt și incredibil de utile, ajutându-te să ții seama zilelor importante din viața ta și să nu te pierzi în acest vertij al lumii pe-repede-înainte.

Găsiți aici un link de unde puteți procura agende organizatoare și calendare de excepție.

Concluzia

Indiferent de domeniul nostru de activitate, gestionarea sarcinilor este extrem de importantă pentru o desfășurare bună a lucrurilor. Într-o lume tot mai aglomerată și în care sarcinile sunt foarte multe, este util și la îndemână să știm să notăm ce avem de făcut. De aceea utilizarea agendelor este una dintre cele mai recomandate alegeri. În ciuda faptului ca astăzi avem o multitudine de aplicații și de variante digitale, pentru a face notițele necesare, pentru a păstra listele cu sarcini si activități de îndeplinit, o agenda pare a fi in continuare opțiunea numărul unu.